电子邮件在Meltwater的多个工作流程中发挥着核心作用。在本文中，你将了解为什么需要认可发件人来发送电子邮件、设置认可发件人的最佳实践以及如何解决常见问题。事实证明电子邮件比大多数人想象的要复杂 🤔。
当媒体关系团队负责向记者推荐新闻构思，或者内部沟通团队希望利益干系人了解你所获得的出色媒体报道时，大多数人都会使用电子邮件。当从我们的产品发送这些电子邮件时，你需要一个电子邮件地址，并要确保这些电子邮件发送自可靠的来源——你本人。因此，需要一位认可发件人。
设置完成后，你将立即开始受益于我们的电子邮件分析功能，告知收件人如何与你的内容进行互动。例如，你将了解哪些记者对你的推荐感兴趣，这反过来将帮助你规划后续行动，而且可以重新考虑你的目标和未来宣传信息，以提高绩效。
目录
- 设置认可发件人的分步指南
- 认可发件人最佳实践
- 常见挑战和故障排除
设置认可发件人
观看这个产品教程，它将引导你在屏幕上完成这些步骤！
- 登录你的Meltwater帐户： app.meltwater.com
- 转到设置（左下角齿轮图标）>> 点击电子邮件设置（右上角）
- 点击“+”号（右下角）
- 填写发件人表格，包括你的姓名、电子邮件地址和相关公司信息
- 点击“保存”，然后打开我们发送给你的电子邮件
- 点击“确认电子邮件”，以验证你提供的电子邮件地址的所有权
- 一旦我们处理完这些信息，你就可以通过Meltwater发送电子邮件
图1：你需要提供的信息
图2：验证电子邮件后出现的确认屏幕
认可发件人最佳实践
- 使用你的商务邮箱地址，确保你的目标受众能够了解发件人的相关背景信息。因此，我们强烈建议不要使用私人电子邮件域（例如jane.doe@gmail.com）
- 使用你个人的商务电子邮件地址来确保人性化的电子邮件通信风格。因此，我们强烈建议不要使用笼统的公司电子邮件地址（例如press@companyname.com）
- 请咨询你的IT团队，了解他们需要哪种类型的电子邮件验证。他们是否需要第三方发件人的SPF/DKIM信息？请参阅下面的“高退件率”部分，了解如何继续操作。
- 在定义目标受众时要运用良好的判断力。向目标不明确的受众发送的笼统消息不仅会使记者感到沮丧，而且还会导致糟糕的结果。以下是一些公关失误的例子， 说明了应该避免的行为。
在此处了解更多关于有效瞄准记者的信息。
常见挑战
- 在完成认可发件人工作流程后，你尚未收到Meltwater的验证电子邮件
- 你在发送电子邮件时看到很高的退件率。“退件”表示你的电子邮件并未送达。
你没有收到来自Meltwater的电子邮件
如果你尚未收到通过认可发件人设置流程生成的验证电子邮件，请执行以下步骤：
- 仔细检查在认可发件人流程中输入的电子邮件地址是否正确
- 检查所提供电子邮件地址的垃圾邮件文件夹，以确定它是否在那里。
如何操作
如果电子邮件在垃圾邮件文件夹中，或者根本没有收到，请与IT部门分享此白名单文档。它涵盖了他们需要采取的步骤，以确保顺利传递Meltwater发送的电子邮件。这还有助于确保从Meltwater系统生成的其他电子邮件（例如新闻摘要、报告、数据导出和其他电子邮件通知）传递无误。
如果需要我们支持团队的帮助，请联系help@meltwater.com。
高退件率：
高退件率可能是由许多因素造成的。进一步了解以下硬退件和软退件详情。
- 硬退件通常是由过时的电子邮件地址造成的（例如，电子邮件地址不复存在）。在此处了解如何减少硬退件
- 软退件通常由收件人电子邮件服务器上的垃圾邮件设置或安全设置触发。实施这些安全措施旨在防止电子邮件欺诈。在此处了解如何减少软退件。
电子邮件欺诈是指伪造电子邮件标题，令邮件看似来自某人或真实来源以外的其他地方。电子邮件欺诈是一种用于网络钓鱼和垃圾邮件活动的策略，因为当人们以为电子邮件是由合法来源发送时，他们更有可能打开电子邮件。
为了提高电子邮件可交付性（即尽量减少软退件），需要进行验证。Meltwater通过我们值得信赖的电子邮件合作伙伴Dyn（由Oracle拥有）进行验证。
如何继续操作：
- 与IT部门分享此文档，文档概述了他们需要采取的步骤
- IT部门完成其流程后，请从Meltwater发送测试电子邮件，以确保收到相关电子邮件。电子邮件至少应包括：
- 具有你的组织电子邮件域（内部）的一位收件人，以及
- 具有不同域（外部）的一位收件人
- 如果未收到电子邮件，请通知IT部门并要求他们与我们的支持团队联系。你在上述步骤1中分享的文档提供了相关说明。
请注意：IT部门成功完成其流程后，即可添加具有相同电子邮件域（@companyname.com）的其他认可发件人，而无需IT部门进一步参与。
多谢阅览。若有任何其他疑问，请随时通过线上交流与我们联系！
Meltwater 团队