E-postinställningar – Hur man skapar Godkända avsändare

E-post spelar en viktig roll i flera arbetsflöden i Meltwater. I denna artikel får du lära dig varför du behöver en godkänd avsändare för att kunna skicka e-post, bästa praxis för hur du konfigurerar den och hur du felsöker vanliga problem. Det visar sig att e-post är svårare än de flesta tror 🤔. 

När ert medierelationsteam har fått i uppgift att pitcha uppslag till journalister eller er interna kommunikationsavdelning vill att stakeholders ska känna till all er utmärkta mediatäckning så vill de allra flesta använda sig av e-post. När dessa e-postmeddelanden skickas från vår produkt behövs en e-postadress, och du vill se till att meddelanden skickas från en trovärdig källa – dig. Det är därför det behövs en godkänd avsändare.

När konfigureringen är avslutad kan du omedelbart utnyttja vår e-postanalys som visar i vilken grad ert innehåll engagerar mottagarna. Exempelvis visar det vilka journalister som är intresserade av era pitchar, något som i sin tur hjälper er planera uppföljningar och även kan få er att anpassa vinklar och formuleringar i kommande pitchar för att på så sätt förbättra resultaten.

Innehåll

1. En stegvis guide till att konfigurera en godkänd avsändare
2. Bästa praxis för godkända avsändare
3. Vanliga problem och felsökning 

Konfiguration av godkända avsändare

I denna produkthandledning får du en genomgång av stegen på din skärm!

1. Logga in på ditt Meltwater-konto: app.meltwater.com
2. Gå till Inställningar (kugghjulsikonen nere till vänster) >> tryck på e-postinställningar (uppe till höger)
3. Tryck på "+"-tecknet (nedre högra hörnet)
4. Fyll i avsändarformuläret med ditt namn, e-postadress och relevant företagsinformation.
5. Tryck på "Spara" och öppna det e-postmeddelande vi skickat till dig
6. Tryck på "Bekräfta e-postadress" för att verifiera att du verkligen har den e-postadress du angav
7. När vi har behandlat informationen borde du vara redo att skicka e-post via Meltwater 

Bild 1: Information du behöver ange

Bild 2: Bekräftelse när du har validerat din e-postadress

Bästa praxis för godkända avsändare

• Använd e-postadressen från ditt företag för att säkerställa att din målgrupp får en uppfattning om vem som skickar information till dem. Vi avråder därför starkt från att använda en privat e-postadress (t.ex. kal.pedal@gmail.com)
• Använd din egen e-postadress från ditt företag för att säkerställa att varje e-postmeddelande känns personligt. Vi avråder starkt från att använda en generell företagsadress (t.ex. press@foretagsnamn.se)
• Kontrollera med er IT-avdelning för att se vilken typ av e-postvalidering de kräver. Kräver de SPF/DKIM-information från en tredjepartsavsändare? Se avsnittet "Hög avvisningsfrekvens" nedan för hur du går vidare.
• Använd ditt goda omdöme när du bestämmer din målgrupp. Generellt hållna meddelanden till en dåligt inriktad målgrupp kommer att leda till frustrerade journalister och dåliga resultat. Här finns några exempel på PR-felsteg som illustration av hur du inte ska göra.

Lär dig mer om sätt att effektivt hitta journalister här.

Vanliga utmaningar

1. Du har inte tagit emot verifikationsbrevet från Meltwater när du har gått igenom arbetsflödet för att skapa en godkänd avsändare.
2. Du får hög avvisningsfrekvens när du skickar e-postmeddelanden. En "bounce" eller avvisning innebär att ditt meddelande inte har levererats.

Du får inga e-postmeddelanden från Meltwater

Om du inte har fått det verifikationsmeddelande som skapades i flödet för att konfigurera en godkänd avsändare, gå igenom följande steg:

1. Verifiera att den e-postadress du skrev in i godkänd avsändare-flödet stämmer.
2. Kontrollera skräppostmappen som tillhör den e-postadress du angivit för att se om meddelandet har hamnat där.

Hur går man vidare

Om e-postmeddelandet sorterades som skräppost eller om du inte fick det alls, vänligen ge följande dokumentation om vitlistning till din IT-avdelning. Dokumentationen innehåller information om de åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa optimal leverans av e-post som skickas genom Meltwater. Det bidrar också till att säkerställa att andra systemgenererade meddelanden från Meltwater kommer fram (t.ex. Nyhetssammanfattningar, rapporter, dataexporter och andra e-postmeddelanden).

Vänligen ta kontakt med help@meltwater.com om du behöver hjälp från vår support.

Hög avvisningsfrekvens

Hög bounce- eller avvisningsfrekvens kan ha flera olika orsaker. Läs mer om hårda och mjuka avvisningar nedan.

• Hard bounces, hårda avvisningar, orsakas ofta av gamla e-postadresser (t.ex. att e-postadressen inte längre finns). Läs mer om hur du minskar hårda avvisningar här.
• Soft bounces, mjuka avvisningar, utlöses ofta av inställningar för skräppost på mottagarens e-postserver. Dessa säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda mot spoofing av e-post. Läs mer om hur du minskar mjuka avvisningar här.

Spoofing av e-post innebär att headern i ett e-postmeddelande ändras så att meddelandet ger sken av att komma från någon annan än den verkliga avsändaren. Spoofing av e-post är en taktik som används för phishing och spam eftersom personer är mer benägna att öppna e-post som kommer från vad som uppfattas vara en betrodd avsändare.

För att förbättra e-postens leveransbarhet (minska andelen mjuka avvisningar) krävs en valideringsprocess. Meltwater kan erbjuda validering genom Dyn (som ägs av Oracle), vår betrodda partner för e-post.

Hur går man vidare

1. Dela med dig av denna dokumentation till din IT-avdelning. Där presenteras vilka steg de behöver ta.
2. När din IT-avdelning har slutfört sitt arbete, skicka ett testmeddelande från Meltwater för att säkerställa att e-posten kommer fram. Testmeddelandet ska allraminst innehålla:
1. en mottagare på er organisations e-postdomän (intern) och
2. en mottagare på en annan domän (extern)
3. Om e-postmeddelandena inte kom fram, informera din IT-avdelning och be dem kontakta vårt supportteam. Instruktioner finns i den dokumentation du delade med dig av i steg 1 ovan.

Observera: när din IT-avdelning har slutfört sitt arbete kan fler godkända avsändare från samma e-postdomän (@foretagsnamn.se) läggas till utan att din IT-avdelning behöver blandas in.

Tack för att du läst om export. Om du har ytterligare frågor är du välkommen att kontakta oss via vår live-chatt!

Team Meltwater