Tässä oppaassa käsitellään hyväksyttyjen lähettäjien lisäämistä ja Meltwaterilta saamiesi sähköpostien asetuksia. Tervetuloa mukaan!
Sähköpostilla on keskeinen rooli useissa Meltwaterin työnkuluissa. Tässä artikkelissa opit seuraavat asiat:
- Hyväksytyn lähettäjän määrittäminen
- Hyväksytyn lähettäjän vianmääritys
- Sähköposteja ei toimiteta tai ne menevät roskapostikansioon?
- Mitä tarkoittavat IP Whitelisting ja SPF/DKIM?
- Kuinka IP Whitelisting ja SPF/DKIM määritetään?
- Sähköpostiasetussuositukset lehdistötiedotteiden lähettämiseen
_____________________________________________________________________
Hyväksytyn lähettäjän määrittäminen
Tutustu johonkin näistä tuoteoppaista, jotka opastavat sinut seuraavien vaiheiden läpi näytölläsi: opas lehdistötiedotelähetyksille tai opas uutiskirjeiden lähettäjille.
- Valitse vasemmanpuoleisesta siirtymispalkista Asetukset
- Valitse Hyväksytyt lähettäjät
- Valitse oikeassa yläkulmassa oleva violetti Uusi sähköpostitili -painike (jos et näe tätä, tarkista käyttäjäasetuksesi varmistaaksesi, että sinut on määritetty ylläpitäjäksi)
- Täydennä lähettäjän lomakkeeseen nimesi, sähköpostiosoitteesi ja yrityksesi tiedot.
- Valitse Tallenna
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa lukee Vahvistussähköposti lähetetty osoitteeseen (Oma sähköpostiosoitteesi). Huomaa, että alla olevassa GIF-tiedostossaa esimerkkinä käytetty sähköpostiosoite on help@meltwater.com
- Avaa lähettämämme sähköposti postilaatikossasi ja napsauta “Vahvista sähköposti” varmistaaksesi, että olet antamasi sähköpostiosoitteen omistaja
- Voit lähettää sähköposteja Meltwaterin kautta, kunhan olemme käsitelleet tiedot.
Hyväksyttyjen lähettäjien parhaat käytännöt
- Yrityksen sähköpostiosoitetta käyttämällä varmistat, että kohdeyleisösi tietää, keneltä lähettämäsi viesti on. Tämän vuoksi suosittelemme vahvasti, että et käytä yksityistä sähköpostitunnusta (esim. jane.doe@gmail.com) tai yrityksen yleistä sähköpostiosoitetta (esim. press@companyname.com)
_____________________________________________________________________
Hyväksytyn lähettäjän vianmääritys
Et saanut Meltwaterin hyväksymissähköpostia
Jos et saanut vahvistussähköpostia, joka lähetetään, kun hyväksytty lähettäjä on asetettu, tee seuraavat asiat:
- Tarkista, että hyväksytty lähettäjä -kohtaan merkitty sähköpostiosoite on oikein.
- Tarkista antamasi sähköpostiosoitteen roskapostikansiosta, että viesti ei ole joutunut sinne.
Jos sähköposti joutui roskapostikansioosi tai et saanut sitä lainkaan, jaa tämä sallittujen osoitteiden ohje IT-osastosi kanssa. Siinä kerrotaan, miten Meltwaterin lähettämät sähköpostit toimitetaan mahdollisimman tehokkaasti.
Ota yhteyttä tiimiimme livechatilla Ohje-painikkeen kautta, jos sinulla on muuta kysyttävää.
_____________________________________________________________________
Sähköposteja ei toimiteta tai ne menevät roskapostikansioon?
Meltwater käyttää kolmannen osapuolen sähköpostinjakelupalvelua sekä lähetyksissään mielipidevaikuttajille että analytiikkaan perustuvissa uutiskirjeissä. Tämä auttaa meitä varmistamaan sähköpostien optimaalisen toimittamisen, mutta voit myös itse noudattaa joitain parhaita käytäntöjä, joilla voit parantaa omien sähköpostiesi toimitettavuutta. Näitä ovat esimerkiksi IP-osoitteidemme lisääminen sallittujen osoitteiden luetteloon ja SPF- ja DKIM-tietueiden asettaminen.
Kun puhutaan sähköpostien toimitettavuudesta, viittaamme siis siihen, että sähköposti tavoittaa tarkoitetun vastaanottajan eikä päädy heidän roskapostikansioonsa. Kun lähetät sähköpostia Meltwaterilta, käytämme sähköpostin varmennusta, joka takaa, että saapuvassa sähköpostissa näkyy nimesi yleisen sähköpostiosoitteen sijaan. Tämä mahdollistaa vastausten toimittamisen suoraan Saapuneet-kansioosi, mutta voi mutkistaa asioita, jos organisaatiossasi on käytössä tehostettuja suojausominaisuuksia estämässä huijauksia.
Sähköpostihujauksella tarkoitetaan sähköpostin otsikon väärentämistä niin, että viesti näyttäisi tulevan joltakulta muulta tai jostakin muusta lähteestä kuin varsinaiselta lähettäjältä. Ihmiset avaavat todennäköisemmin sähköpostin, jos he uskovat, että sen on lähettänyt luotettava taho.
Todentamista tarvitaan, jotta sähköpostin toimitettavuutta voidaan parantaa (ts. jotta viestien toimituksen epäonnistumiset voidaan minimoida). Meltwater tukee todentamista luotettavan sähköpostikumppanin SPF/DKIM-palvelun kautta.
_____________________________________________________________________
Mitä tarkoittavat IP Whitelisting ja SPF/DKIM?
Yhteenveto:
IP whitelisting (IP-osoitteiden lisääminen sallittujen osoitteiden luetteloon) on menetelmä, jolla voidaan varmistaa, että tietystä IP-osoitteesta tulevat sähköpostit toimitetaan aina Saapuneet-kansioon. SPF ja DKIM puolestaan ovat suojaustoimintoja, joita käytetään tavallisesti torjumaan roskapostia. SPF:n ja DKIM:n käyttöä pidetään hyvänä lähetettäessä mainosviestejä, sillä niillä taataan viestien parempi toimitettavuus vastaanottajien Saapuneet-kansioon.
Lisätiedot:
Samoin kuin lisäisit yhteystiedon sähköpostiosoitekirjaasi, IP whitelisting (IP-osoitteiden lisääminen sallittujen osoitteiden luetteloon) mahdollistaa tiettyjen IP-osoitteiden lisäämisen sallittujen lähettäjien luetteloon. Näin voit varmistaa, että saat aina sallituista IP-osoitteista lähetetyt sähköpostit Saapuneet-kansioosi eivätkä ne mene roskapostikansioon. Kun lisäät Meltwaterin IP-osoitteen sallittujen osoitteiden luetteloon, varmistat, että Meltwaterin lähettämät sähköpostit, kuten uutistiivistelmät ja uutiskirjeet, toimitetaan Saapuneet-kansioosi.
SPF on sähköpostitodennusstandardi, joka vertaa sähköpostin lähettäjän todellista IP-osoitetta niiden IP-osoitteiden luetteloon, joilla on valtuudet lähettää kyseistä verkkotunnusta käyttäen. Valtuutettu luettelo sisältyy verkkotunnuksen DNS-tietueeseen.
SPF-tietueita käytetään torjumaan roskapostia, koska ne kertovat vastaanottajapalvelimelle, mitkä IP-osoitteet on hyväksytty lähettämään kyseiseltä verkkotunnukselta. DKIM on myös DNS-tietue, jonka avulla vastaanottajaisännät voivat vahvistaa lähettävän verkkotunnuksen aitouden digitaalisella allekirjoituksella.
SPF- ja DKIM-tietueet osoittavat sähköpostisi vastaanottajille, että olet väittämäsi henkilö.
Huomaat, että SPF- ja DKIM-tietueiden pitäminen ajan tasalla parantaa sähköpostiesi toimitettavuutta vastaanottajillesi. Jos huomaat, että sähköpostisi joutuvat usein roskapostikansioon tai niitä ei toimiteta, syynä ovat usein vanhentuneet SPF-/DKIM-tietueet. Lisäksi SPF- ja DKIM-tietueet auttavat sinua rakentamaan hyvän maineen lähettäjänä heidän verkkotunnuksessaan.
_____________________________________________________________________
Kuinka IP Whitelisting ja SPF/DKIM määritetään?
Tietueiden määrittämiseen liittyy kolme pääasiallista vaihetta:
1. Pyydä tietueesi alustalla 2. Pyydä IT-asiantuntijaa päivittämään tietueet sähköpostiisi 3. Verkkotunnuksesi tilaksi alustalla muuttuu "Vahvistettu".
- Valitse alustalla Asetukset vasemmanpuoleisesta siirtymispalkista.
- Valitse Hyväksytyt lähettäjät.
- Jos sinulla ei ole hyväksyttyjä lähettäjiä eikä tietoja Verkkotunnukset-kohdassa, lisää työsähköpostiosoitteesi hyväksytyksi lähettäjäksi.
- Tutustu tähän tuoteoppaaseen , jossa opastetaan, miten nämä vaiheet näkyvät näytölläsi, tai lue yllä oleva opas hyväksytyn lähettäjän määrittämisestä.
-
Jos sinulla on "aktivoituja" hyväksyttyjä lähettäjiä, valitse Määritä verkkotunnus -painike vahvistamattoman verkkotunnuksen kohdalla.
- Huomaa, että et voi vahvistaa yleisiä verkkotunnuksia, kuten @gmail.com, @yahoo.com, @hotmail.com, tai @comcast.net.
- CNAME-tietueesi avautuvat uudella sivulla, ja URL-osoite voidaan lähettää IT-asiantuntijallesi. CNAME-tietueet sisältävät sekä SPF- että DKIM-tietueet.
Lähetä seuraavat tiedot IT-asiantuntijallesi tai sähköpostiohjelmastasi vastaavalle taholle:
1. Pyydä heitä lisäämään sallittujen osoitteiden luetteloon seuraavat tiedot, jolla varmistat, että saat Meltwaterin sinulle lähettämät viestit.
2. Omien CNAME-tietueidesi URL-osoite
3. Tämä linkitetty sivu, jolla luetellaan Meltwaterin IP-osoitteet
- Kun IT-asiantuntijasi on vahvistanut sekä SPF- että DKIM-tietueiden onnistuneen käyttöönoton, tarkista tila Meltwaterissa. Huomaa, että päivitys voi viedä 24‒48 tuntia.
- Valitse alustalla Asetukset vasemmanpuoleisesta siirtymispalkista.
- Valitse Hyväksytyt lähettäjät.
- Verkkotunnuksesi tilaksi muuttuu Tämä verkkotunnus on vahvistettu.
Muut suositukset:
- Kun IT-tiimi on määrittänyt sallittujen osoitteiden luettelon, lähetä koeviesti yhdelle vastaanottajalle, jolla on organisaation sähköpostiverkkotunnus (sisäinen) ja ja toinen yhdelle, jolla on eri verkkotunnus (ulkoinen).
- Jos sähköpostit eivät menneet perille, ilmoita IT-osastolle ja pyydä heitä ottamaan yhteyttä tukeemme. Ohjeet tähän annetaan sallittujen osoitteiden dokumentaatiossa.
Huomaa: Kun IT-osasto on tehnyt tarvittavat vaiheet, voit lisätä itse muita hyväksyttyjä lähettäjiä, joilla on sama verkkotunnus (@companyname.com).
_____________________________________________________________________
Sähköpostiasetussuositukset lehdistötiedotteiden lähettämiseen
Hyväksytyn lähettäjän määrittämisen jälkeen hyödyt välittömästi sähköpostianalyysistämme, joka kertoo sinulle, kuinka vastaanottajat käyttävät sisältöäsi. Saat esimerkiksi tietää, mitkä toimittajat ovat kiinnostuneita myyntipuheistasi, mikä puolestaan auttaa sinua suunnittelemaan seurantaa ja mahdollisesti harkitsemaan tulevien myyntipuheiden ja viestin kohdentamista suorituskyvyn parantamiseksi.
Suuri määrä viestejäsi palautetaan toimittamattomina
Toimittamattomien viestien suureen määrään voi olla monia eri syitä. Lue alta lisää toimittamattomista osoitteista ja toimittamattomista viesteistä.
- Toimittamattomat osoitteet ovat tyypillisesti seurausta virheellisesti toimitetuista sähköpostiosoitteista, vanhentuneista sähköpostiosoitteista (esim. sähköpostiosoitetta ei ole enää olemassa) jne. Toimittamattomien osoitteiden määrä kertoo luettelon laadusta ja määrän pitäisi olla alle 2 %.
- Toimittamattomat viestit ovat usein seurausta roskapostiasetuksista tai tietoturva-asetuksista vastaanottajan sähköpostipalvelimella. Nämä turvatoimet ovat käytössä, jotta pystytään estämään viestin tunnistetietojen väärentäminen. Toimittamattomat viestit ovat hyvä osoitus viestin sisällön laadusta ja osuvuudesta.
_____________________________________________________________________
Kiitos, että luit tämän. Jos sinulla on lisää kysymyksiä, ota yhteyttä livechatin kautta!
Team Meltwater